Приложение к Распоряжению

администрации муниципального образования «Кузоватовский район»

от «04» марта 2019г. № 23-р

 

 

ПОЛОЖЕНИЕ

О МУНИЦИПАЛЬНОМ АРХИВЕ АДМИНИСТРАЦИИ

 МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «КУЗОВАТОВСКИЙ РАЙОН» УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

 

1. Общие положения

 

         1.1 Администрация муниципального образования «Кузоватовский район» в целях эффективной организации архивного дела в муниципальном образовании реализует полномочия по:

         - организации и содержанию муниципального архива администрации муниципального образования «Кузоватовский район» Ульяновской области;

         - обеспечению хранения, комплектования (формирования), учёта и использования архивных документов и архивных фондов района, структурных подразделений администрации муниципального образования «Кузоватовский район» Ульяновской области, архивных фондов поселений, музеев, библиотек, муниципальных унитарных предприятий, организаций и учреждений, различных организационно-правовых форм;

         - решению вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Ульяновской области.

         Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела на территории района, а также непосредственно хранения, комплектования, учёта и использования документов архивных фондов муниципального образования «Кузоватовский район», относящихся к муниципальной собственности и других архивных документов, администрации муниципального образования «Кузоватовский район» Ульяновской области образует муниципальный архив администрации муниципального образования «Кузоватовский район» (далее муниципальный архив).

         Муниципальный архив имеет печать для удостоверения архивных копий, выписок и справок социально-правового характера, исполненных на основе архивных документов.

         В составе муниципального архива действует:

         - хранилище управленческой, научно-технической документации и фондов личного происхождения;

         - хранилище документов по личному составу ликвидированных и действующих организаций.

         1.2. Функции муниципального архива по хранению, комплектованию, учёту и использованию архивных документов осуществляют: консультант муниципального архива, ведущий инспектор муниципального архива.

         1.3. Муниципальный архив руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 №19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», Законом Ульяновской области от 02.12.2013 №231-ЗО «О правовом регулировании отдельных вопросов в сфере архивного дела на территории Ульяновской области», иными федеральными законами, соглашениями федеральных органов исполнительной власти Ульяновской области, а также иными нормативными  правовыми актами Российской Федерации в области архивного дела, приказами и методическими документами Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области в рамках его полномочий, а также настоящим Положением.

         1.4. Муниципальный архив осуществляет свои полномочия во взаимодействии с отделом по делам архивов Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области, органами местного самоуправления района и поселений, структурными подразделениями администрации муниципального образования «Кузоватовский район», организациями и учреждениями различных организационно-правовых форм  собственности, по вопросам, входящим в его компетенцию.

         1.5. Решения, принимаемые администрацией муниципального образования «Кузоватовский район» Ульяновской области по вопросам архивного дела, являются обязательными для исполнения организациями и учреждениями, находящимися на территории муниципального образования «Кузоватовский район».

         1.6. Муниципальным архивом осуществляется хранение архивных документов относящихся к муниципальной собственности, которые не подлежат приватизации, не могут быть объектом продажи, мены, дарения, а также иных сделок, могущих привести к их отчуждению, если иное не предусмотрено федеральными законами.

         1.7. Деятельность муниципального архива организуется на основе годового плана развития архивного дела в муниципальном образовании «Кузоватовский район».

         1.8. Финансирование и материально-техническое обеспечение  муниципального архива осуществляется администрацией муниципального образования «Кузоватовский район» за счёт средств субсидируемых из бюджета Ульяновской области  и средств местного бюджета.

         1.9. Администрация муниципального образования «Кузоватовский район» обеспечивает муниципальный архив помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, охрану помещений, их содержание, оборудование, техническое оснащение, транспортное обслуживание; создание необходимых условий работникам муниципального архива (аттестация рабочего места в хранилище) и условий пользователям для работы с архивными документами.

         1.10. В случае передачи помещений, в котором располагается муниципальный архив, другим организациям, администрация муниципального образования «Кузоватовский район» предварительно предоставляет архиву равноценное или более подходящее по нормативным требованиям хранения и безопасности архивных документов, условиям труда работников помещение.

         1.11. Местонахождение: 433760, пер. Кооперативный, д. 2, р.п. Кузоватово, Ульяновская область.

 

2. Основные задачи

 

         Основными задачами муниципального архива являются:

         2.1. Осуществление на территории Кузоватовского района полномочий муниципального образования «Кузоватовский район» в  области архивного дела, установленных Федеральным законом Российской Федерации от 22 октября 2004 года № 125 – ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Ульяновской области от 02.12.2013 №231-ЗО «О правовом регулировании отдельных вопросов в сфере архивного дела на территории Ульяновской области».

         2.2. Обеспечение сохранности и ведение государственного учёта архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению;

         2.3. Комплектование муниципального архива документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для населения муниципального образования «Кузоватовский район» и Ульяновской области в целом;

         2.4. Организационно-методическое руководство деятельности ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления района и поселений, находящихся на территории муниципального образования «Кузоватовский район», муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий, содействие организациям других форм собственности и гражданам в сохранении, комплектовании и использовании их архивов;

         2.5. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, находящихся на территории муниципального образования «Кузоватовский район», организация использования архивных документов, обеспечение прав граждан на архивную информацию;

         2.6. Анализ состояния  архивного дела в районе;

         2.7. Проведение в пределах своей компетенции экспертизы ценности документов.

 

3.Функции

        

         Муниципальный архив в соответствии с возложенными на него задачами:

         3.1. Обеспечивает хранение:

-                   архивных документов Архивного фонда Ульяновской области, находящихся в муниципальной собственности, в том числе архивных фондов поселений;

-                учётных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности муниципального архива;

         3.2. Может принимать на хранение при наличии площадей и  необходимых условий, документы по личному составу действующих организаций на договорных условиях в соответствии с действующим законодательством;

         3.3. Принимает документы, включенные в состав Архивного фонда Российской  Федерации, находящиеся в частной собственности, на хранение на условиях договоров между собственниками документов и муниципальным архивом, действующих от имени администрации района при наличии доверенности;

         3.4. Осуществляет учёт документов, принятых в муниципальный архив; представляет в установленном порядке учётные данные в отдел по делам архивов Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области;

         3.5. Проводит (реализует) мероприятия по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

         3.6. Обеспечивает подготовку предложений по повышению безопасности хранящихся в муниципальном архиве документов, внесение их в установленном порядке на рассмотрение Главе администрации муниципального образования «Кузоватовский район» и реализацию принятых решений;

         3.7. Обеспечивает проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в муниципальном архиве, в том числе на основе методических рекомендаций отдела по делам архивов Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области;

         3.8. Составляет списки организаций – источников комплектования муниципального архива и представляет их в установленном порядке на согласование в отдел по делам архивов Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области, и на утверждение – Главе администрации муниципального образования «Кузоватовский район»; ведет систематическую работу по уточнению списков;

         3.9. Организует в соответствии с законодательно установленными сроками отбор архивных документов организаций – источников комплектования для постоянного и долговременного хранения и осуществляет их приём в муниципальный архив;

         3.10. Разрабатывает и реализует мероприятия по комплектованию муниципального архива документами по истории района, в том числе записями воспоминаний, материалами видеосъемки районных мероприятий и знаменательных событий, юбилеев населенных пунктов и т.п. документами;

         3.11. Обеспечивает в установленном порядке ведение учёта архивных документов, хранящихся в организациях-источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории района;

         3.12. Осуществляет в установленном порядке рассмотрение и представление на согласование, утверждение в отдел по делам архивов Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области локальных документов, определяющих порядок документационного обеспечения управления и работы архива организации: номенклатур  и описей дел организаций – источников комплектования муниципального архива;

         3.13. Представляет на рассмотрение и утверждение в отдел по делам архивов Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области описи дел по личному составу ликвидированных организаций, документы которых подлежат приему в муниципальный архив;

         3.14. Изучает и обобщает практику работы архивов организаций и делопроизводственных служб, распространяет их положительный опыт среди организаций – источников комплектования муниципального архива;

         3.15. Оказывает организационно – методическую помощь организациям – источникам комплектования муниципального архива, проводит совещания, семинары, консультации по  вопросам организации и методике работы с документами, организует смотры сохранности архивных документов;

         3.16. Обеспечивает подготовку предложений по улучшению  сохранности архивных документов, вносит предложения в установленном порядке на рассмотрение Главе администрации муниципального образования «Кузоватовский район» и реализацию принятых решений;

         3.17. Осуществляет информирование органов местного самоуправления, находящихся на территории муниципального образования «Кузоватовский район», иных организаций района о составе и содержании документов и фондов муниципального архива по актуальной тематике;

         3.18. Обеспечивает исполнение запросов юридических и физических лиц на документационную информацию путём выдачи в установленном порядке дел во временное пользование, подготовки заверенных копий архивных документов, выписок из них;

         3.19. Организует работу пользователей архивными документами непосредственно в архиве, готовит копии документов по их запросам;

         3.20. Обеспечивает подготовку документальных выставок, материалов для средств массовой информации, встреч с общественностью, школьных уроков, экскурсий в архив, ведет публикацию архивных документов;

         3.21. Обеспечивает исполнение социально-правовых запросов граждан на основе принятых в архив документов по личному составу, выдает заверенные архивные справки, заверенные копии и выписки из документов;

         3.22. Представляет на рассмотрение в отдел по делам архивов Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области описи дел постоянного хранения и по личному составу, поступивших от организаций – источников комплектования муниципального архива;

         3.23. Осуществляет прием граждан, рассматривает их заявления и консультирует их по вопросам розыска архивных документов;

         3.24. Создает и совершенствует поисково–справочный аппарат к документам, хранящимся в муниципальном архиве, автоматизированные информационно-поисковые системы, базы данных;

         3.25. Реализует отдельные государственные полномочия в сфере архивного дела по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных фондов Ульяновской области, находящихся на территории района, при наделении ими администрации муниципального образования «Кузоватовский район»  в установленном порядке.

         3.26. Обеспечивает подготовку для внесения в установленном порядке в администрацию муниципального образования «Кузоватовский район» проектов муниципальных правовых актов по вопросам развития архивного дела в районе, совершенствования работы муниципального архива.

 

4. Состав документов

 

         4.1. Муниципальный архив хранит:

         4.1.1. Документы архивного фонда Ульяновской области, образующихся в деятельности  администрации муниципального образования «Кузоватовский район» и поселений, учреждений, организаций и предприятий, колхозов, совхозов, общественных организаций, отнесенных к муниципальной собственности;

         4.1.2. Документы юридических и физических лиц, в том числе документы личного происхождения, поступившие на законном основании в муниципальную собственность района;

         4.1.3. Документы по личному составу ликвидированных предприятий района не имеющих правопреемника;

         4.1.5. Архив хранит также учётные документы, архивные справочники и другие материалы, необходимые ему в практической работе.

  

5. Права

        

         5.1    Представлять администрацию муниципального образования «Кузоватовский район» по всем вопросам, входящим в компетенцию муниципального архива;

         5.2. Вносить на рассмотрение администрации муниципального образования «Кузоватовский район» и в отдел по делам архивов Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в муниципальном архиве;

         5.3. Участвовать в решении вопросов по совершенствованию работы архивов организаций и организации документов в делопроизводстве организаций, участвовать в подготовке и рассмотрении администрацией муниципального образования «Кузоватовский район» вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты Постановлений;

         5.4. Давать в пределах своей компенсации организациям-источникам комплектования методические рекомендации по вопросам организации и хранения архивных документов, организации документов в делопроизводстве, устранению выявленных недостатков;

         5.5. Запрашивать и получать от организаций – источников комплектования, необходимые сведения об организации хранения и состояния организации архивных документов, организации документов в делопроизводстве, формировании в делопроизводстве информационных технологий, участвовать в работе экспертных комиссий организаций;

         5.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых отделом по делам архивов Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области в области архивного дела;

         5.7. Участвовать в работе ликвидационных комиссий с целью обеспечения сохранности документов ликвидируемых организаций;

         5.8. Специалист  муниципального архива для выполнения своих обязанностей имеет право посещать в установленном порядке архивы и делопроизводственные службы предприятий, учреждений и организаций района.

         5.9. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления района, организациями муниципального образования, отделом по делам архивов Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области.

 

 

 

 

 

6. Организация деятельности

        

         6.1. Муниципальный архив возглавляет консультант муниципального архива, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Главой администрации муниципального образования «Кузоватовский район»;

         - консультант муниципального архива осуществляет руководство деятельностью муниципального архива и несёт персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач;

         - консультант муниципального архива является муниципальным служащим;

         - ведущий инспектор муниципального архива не является муниципальным служащим.

         При смене специалистов муниципального архива приём-передача дел проводится комиссией, созданной распоряжением Главы администрации муниципального образования «Кузоватовский район». Акт приёма-передачи архивных фондов и архивных документов утверждается Главой администрации муниципального образования «Кузоватовский район» и представляется в отдел по делам архивов Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области.

         6.2. Специалисты муниципального архива:

         6.2.1. Организуют деятельность муниципального архива и несут персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций;

         6.2.2. Отчитываются о работе муниципального архива и состоянии архивного дела в районе перед администрацией муниципального образования «Кузоватовский район» и в установленном порядке – перед отделом по делам архивов Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области.

         6.2.3. Обеспечивают соблюдение охранного и противопожарного режимов, работу архива в условиях ЧС, внедряет в практику рациональные способы хранения документов, определяют потребность архива в технических средствах, оборудовании для архивохранилищ;

         6.2.4. Решают вопросы выдачи документов во временное пользование организациям, и пользователям – для работы в рабочем кабинете работников архива;

         6.2.5. Деятельность муниципального архива администрации муниципального образования «Кузоватовский район» организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в сфере архивного дела, на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых Главой администрации муниципального образования «Кузоватовский район» с учётом рекомендаций отдела по делам архивов Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области.

 

____________________